FAQ Google Apps, Gmail, Gtalk, Docs, Agenda,
Migrations et Synchronisations

FAQ Google Apps

Quelle est la différence entre Google Apps Standard et Google Apps Premium ?

Google Apps entreprise (ou Google Apps Premium) est un outil professionnel destiné aux entreprises désireuses d'avoir une solution de messagerie collaboratives fiable avec garantie de sécurité, de confidentialité et de contrôle.
Google Apps Standard n'offre pas les mêmes avantages que l'offre Entreprise. Au niveau de l'administration, les fonctionnalités sont limitées : aucun support, impossibilité de créer plus de 10 utilisateurs dans le domaine, pas de synchronisation Outlook, pas de support SSL, de gestion de la sécurité, d'accusés de réception etc.
Contrairement à Google Apps for Business, la version Standard ne vous garantit pas un service disponible à 99,9%, des limitations au niveau de l'espace de stockage pour les mails (7 Go contre 25 Go), , publicité obligatoire dans les e-mails, pas d'accord de confidentialité sur les données (e-mails et documents) que vous stockez."

Quelle est la différence entre Google Apps Premium et Google Apps Education ?

A quelques differences près, Google Apps Education offre les mêmes avantages que Google apps Professionnel à la seule différence que les licences sont gratuites pour les organismes dans l'enseignement.

Voir aussi :
Google apps Education : les avantages pour un établissement

Quelle est la différence entre un compte Gmail gratuit et un compte Google Apps ?

Un compte Gmail est un compte gratuit destiné au grand public. Il n'offre pas les avantages d'un compte Google Apps Premium en terme de stockage, sécurité et confidentialité.
Il ne peut pas être associé à un domaine, il n'y a pas de panneau d'administration pour gérer les boites mails, les alias, groupes, droits, synchronisations etc.. La société ne peut pas gérer ses utilisateurs et services associés.

Comment peut-on être formé pour utiliser Google Apps ?

Voir aussi :
Formation Google Apps pour salariés
Démo Google Apps en ligne chaque semaine, inscrivez-vous pour y assister !

Peut-on installer les Google Apps sur notre téléphone?

Voir aussi :
Comment installer les google apps sur l'iphone ?

Combien de temps faut-il prévoir pour mettre en place les Google Apps ?

"La durée de mise en place varie en fonction de nombreux facteurs : pilote ou pas (essai de 30 jours), nombres d'utilisateurs, si il faut migrer des données, le volumes de données à migrer, la complexité de l'architecture informatique, si il y a des développements spécifiques ou des intégrations avec des logiciels métiers.
Ainsi pour un serveur Exchange ou Lotus Notes de 100 utilisateurs avec des boîtes mail d'environ 500 Mo, la migration prend moins d'une semaine.
En moyenne la durée constatée est de une à deux semaines.

Quelles sont les fonctionnalités dont on dispose quand on souscrit un abonnement au Google Apps ?

Vous disposez d'une solution externalisée qui est la plus fiable, sécurisée, disponible et complète du marché. Emails, Agendas, Documents, Carnet d'Adresses, Sites et de nombreux autres services Google sont accessibles.

Voir aussi :
Google Apps : Quelle sécurité garantit Google aux informations sensibles de votre entreprise?
Traduire vos e-mails en un clic
Les solutions de travail à distance pour les entreprises

Puis-je avoir accès à mes e-mails, agendas et documents hors connexion ?

Il est tout à fait possible d'avoir cette fonctionnalité directement avec les applications web sans passer par un logiciel tiers (type Outlook).

Les Google Apps sont ils compatibles avec tous types de terminaux (outlook, thunderbird, Iphone, Blackberry, Ipad, etc..)

Google Apps est le service de messagerie collaborative le plus intégré au monde : Il se synchronise avec tous les logiciels de messagerie et tous les terminaux mobiles, quel qu'en soit le système d'exploitation.

Combien d'utilisateurs utilisent Google Apps dans le monde ?

La version grand public (Gmail), connu de tous, est utilisée par 200 millions d'internautes. 2 millions d'entreprises utilisent les Google Apps, et 3 000 par jour y souscrivent.

Voir aussi :
Les économies réalisées avec les Google apps

Comment peut-on passer aux Google Apps ?

Il suffit de nous contacter et un ingénieur conseil Google Apps évaluera votre projet pour vous proposer une offre la plus adaptée possible. Il pourra au passage vous conseiller sur les choix techniques et de mise en place.
Econsulting est la pour vous fournir un service "clé en main"

Voir aussi :
Installation Google Apps

Quel est le rôle et les avantages d'un revendeur agréé Google Apps ?

Passer par un intégrateur Google Apps vous offre la garantie de bénéficier d'un service clés en main de déploiement et de support : Econsulting est spécialisée dans la mise en place, les migrations, le paramétrage des services, les formations, le support et l'accompagnement au changement.
Tous les employés d'Econsulting ont reçu la certification "Google Apps Deployment Specialist"
L'avantage de passer par un revendeur se trouve aussi dans le fait que ce dernier vous offre plusieurs modes de paiement (alors que Google ne propose que la Carte Bleue) avec facture, une facture émise par un prestataire français. Un revendeur vous offre également un contact direct pour toute demande de support.
Le coût des licences lorsque vous passez par un revendeur est le même que Google : 40€ / an / utilisateur.

Quels sont les avantages pour l'entreprise de passer aux Google Apps ?

Les avantages sont importants pour l'entreprise.

Productivité :
- Externalisation de la maintenance
- Continuité du service
- Montée en charge instantanée
- Espace de stockage illimité
- Accès rapide à l'information
- Partage de documents, mise à jour collaborative et Sauvegarde/achivage automatique
- Partage d'agendas et d'informations en ligne
- Synchronisation avec mobiles

Economies :
- Augmentation de la productivité
- Économise de licenses
- Réduction des frais d'hébergement et maintenance
- Économies en frais de déplacement et de communication
- Ne plus payez des agences pour réaliser des tâches simples

Sécurité :
- Ne diffusez plus vos données internes à l'exterieur
- Définissez les règles d'accès à vos documents
- Vos documents ne sont jamais perdus avec l'archivage automatique Google Docs.
- L'anti-spam et anti-virus de Google
- Sécurité de l'hébergement en Cloud Google (homologué SAS 70 Type II)
- Pas de panne matérielle
- Charte de confidentialité Google
- Compatibilité avec tous les systèmes de sécurité et authentification (token-VPN...)

Voir aussi :
6 bonnes raisons pour utiliser Google apps
Google Apps premier : quels avantages pour l'entreprise ?

Combien coûte Google Apps ?

40 € / an / utilisateur

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FAQ Google Mail / Gmail

Quelle est la capacité de stockage d'un compte de messagerie Google Apps ?

La capacité de stockage d'un compte de messagerie Google Apps est de 25 Go. Il est possible d'augmenter cette capacité de stockage jusqu'à 1 To si nécessaire.

Est-il possible d'augmenter la capacité de stockage d'un compte de messagerie Google Apps ?

Oui il est tout a fait possible d'augmenter la capacité de stockage d'un compte de messagerie Google Apps. Il est possible d'augmenter cette capacité de stockage jusqu'à 1 To si nécessaire.

Peux t-on filtrer les messages et créer des règles de messagerie ?

La messagerie de Google vous offre la possibilité de filtrer, d'automatiser le traitement de vos messages selon plusieurs critères (émetteur , destinataire , Objet , Contenant les mots , Ne contenant pas , Contient une pièce jointe).
Avec une règle de messagerie, vous pouvez automatiser le classement, le transfert etc. de certains messages répondant à un critère défini.

Quelles sont les grandes fonctionnalités de la messagerie Google Apps ?

La messagerie vous offre plus de fonctionnalités que Outlook dans un environnement simple et intuitif inégalé à ce jour. Quelques différences sont le mode conversation de gmail, le traduction automatique des e-mails, un moteur de recherche avancé super puissant, la prévisualisation des pièces jointes sans les télécharger. Une liste de toutes les fonctionnalités est disponible sur cette page.

Qu'est ce que des libellés ?

Un libellé est comme un dossier sauf qu'il est possible d'affecter plusieurs libellés à un message (= classer le même message sous plusieurs libellés)

Peut-on créer des sous-libellés ?

Oui, il est possible d'imbriquer des libellés.

Est-il possible d'avoir un suivis des messages ?

Il y a de nombreuses façon d'avoir un suivi de ses messages, fonctionnalité d'icone de personnalisation du suivis (étoiles, drapeaux), boite de réception prioritaire etc...

Comment être sur que ma messagerie ne va pas faire l'objet de spams ?

Google utilise de nombreux systèmes de sécurité afin de filtrer les messages avant qu'ils n'atteignent une boite de réception. 100% des virus et 99% des spams sont arrêtés.
Un système de mise en quarantaine peut être paramétré.

Est-il possible de déléguer ma messagerie à un utilisateur du même domaine ?

Oui, il est possible de déléguer sa boite de messagerie à un ou plusieurs collaborateurs.

Voir aussi :
Modifications apportées aux paramètres de partage de votre Agenda et aux comptes délégués de Gmail !
Mises à jour Google apps programmées pour le 1er Novembre 2011

Est-ce qu’on peut se connecter sur notre compte Gmail avec le téléphone mobile et comment on peut être connecter à plusieurs comptes Gmail?

Voir aussi :
Connexion multicompte et préférences pour Gmail mobile

Ma boîte de messagerie Gmail est-elle personnalisable ?

Vous ne verrez jamais deux boites identiques. On peut complètement personnaliser sa messagerie grâce aux paramètres, gadgets (tchat, mini agenda etc), disposition des boites (exemple avec messages envoyés et suivis sur la même interface) et des thèmes. L'administrateur du domaine peut cependant contrôler l'habillage de l'interface Gmail de ses utilisateurs.

Puis-je envoyer des messages avec d'autres adresses e-mail sans me déconnecter ?

Vous pouvez envoyer "en tant que" autant d'adresses que vous souhaitez. A noter qu'un code de sécurité est envoyer pour vérifier la propriété des adresses émetteur.

Est-il possible de récupérer des messages d'autres comptes ?

De la même façon qu'un client de messagerie lourd, votre messagerie Google est capable de récupérer les messages d'autres comptes directement sur Internet.

Comment savoir si le destinataire a bien reçu et ouvert mon message ?

Une option permet d'activer les accusés de réception.

Un même utilisateur peut-il avoir plusieurs adresses e-mail ?

Dans Google Apps, chaque utilisateur peut gratuitement avoir plusieurs alias et envoyer des messages en utilisant ces adresses d'alias.

Peut-on créer des listes de diffusion ?

Google apps propose une interface de gestion des listes de diffusion ou groupes dans laquelle les utilisateurs (internes et externes) pourront être ajoutés.

Peut-on partager des carnets d'adresses de contacts avec Google Apps ?

Grâce à un plugin, Gmail Shared Contacts, il est possible de partager ses contacts dans Google Apps.

Voir aussi :
Shared Domain Contacts : Des contacts partagés pour Gmail / Google Apps
Partagez votre carnet d'adresses Gmail avec vos collaborateurs grâce à Google Shared Contacts

Peut-on restreindre des accès, gérer les droits, suspendre des utilisateurs ?

L'interface d'administration Google apps permet d'administrer la messagerie (mais aussi les autres apps!) et ses utilisateurs au niveau de l'entreprise.

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FAQ Google Talk / Gtalk

Peut-on avoir une discussion par chat avec un utilisateur extérieur au domaine ?

Grâce à Gtalk, il est tout à fait possible d'avoir une discussion par chat avec un utilisateur d'un domaine extérieur ou même avec un utilisateur de Gmail standard.

Peut-on utiliser le mode visioconférence de Gtalk à plusieurs ?

Cette fonctionnalité est prévue pour la fin 2011.

Est-il possible de créer des discussions instantanées à plusieurs utilisateurs du même domaine ?

Vous pouvez avoir des discussions groupées avec des utilisateurs dans le domaine ainsi qu'à l'extérieur.

Peut-on désactiver la messagerie instantanée Gtalk pour tous les utilisateurs du domaine ?

Dans le panneau d'administration on active ou désactive très facilement des services à des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.

Un administrateur peut-il avoir une sauvegarde des discussions de tous les utilisateurs ?

Un administrateur peut activer par défaut l'historique des conversations. Toutefois les utilisateurs peuvent passer en "mode privé" et celle-ci ne s'enregistre pas. Pour accéder aux historiques, il faut se rendre sur le messagerie de chacun.

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FAQ Google Docs

Qu'est ce qu'une collection dans Google Docs ?

Des collections sont comme des dossiers sauf qu'il est possible d'affecter un document à plusieurs collections.

Peut-on créer des sous-collections ?

Oui, il est possible d'imbriquer des collections.

Quelles sont les extensions de fichiers que l'on peut importer dans Google ?

Google supporte tous les formats de fichiers (y compris photoshop, autocad, etc).

Peut-on importer autant de fichiers que l'on veut ?

Il n'y pas de limite en quantité de données pour les fichiers convertis au format Google (Docs, Ecel, Powerpoint ou autres ...) pour l'édition en ligne. La limite pour le stockage de fichiers non convertis est de 1GO par utilisateur (extensibles jusqu'à 1 TO)

Voir aussi :
Google Docs : Importer et exporter en masse

Est-il possible de partager des documents avec les utilisateurs de mon domaine ? Peut-on gérer les différents accès donnés aux documents ? Peut-on partager un document à un utilisateur externe au domaine ?

Il existe différents niveaux de partage des fichiers : public, tous les utilisateurs disposant du lien, le domaine, utilisateurs du domaine disposant du lien et privé. Il peut donc être partagé à l'extérieur en écriture ou en lecture.

Voir aussi :
Partager des dossiers sur Google docs
Nouvelle option de partage dans Google Docs
Partager et modifier en temps réel un document dans Google Docs

Est-il possible de créer un formulaire avec Google Docs ?

Il est très facile de récolter de l'information en créant un formulaire personnalisable. Vous pouvez ensuite partager le lien ou l'intégrer dans site web. Pour en savoir plus, consulter notre tutoriel "Formulaires Google".

Peut on utiliser les formules (fonctions) Excel sous Google Docs ?

Google Docs permet d'importer et d'utiliser toutes les formules d'Excel (et bien d'autres encore!). L'utilisation de scripts est possible de façon à automatiser des tâches.

La suite d'outils intégrés dans Google Docs (texte, présentation, feuille de calcul, formulaire, dessin) est-elle aussi performante que le Pack Office de Microsoft ?

Avec les outils Google Docs, vous y trouverez la grande majorité des fonctionnalités nécessaires à l'élaboration d'un document, feuille de calcul ou présentation. Toutefois Google Cloud Connect pour Microsoft Office permet de profiter du cloud directement dans ces outils.

Voir aussi :
La Gestion de projet avec Google Docs : Diagrammes de Gantt sous Google Spreadsheet (feuilles de calcul google)

Est-ce qu’on peut se connecter sur notre compte Agenda avec le téléphone mobile?

Voir aussi :
Comment accéder à Google docs sur son iphone ?

Ou sont stockés les documents dans Google Docs ?

Les documents sont stockés sur les serveur sécurisés de Google de la même façon que la messagerie et autres services.

Quel est le niveau de confidentialité des données stockées dans Google Docs ? Y a t-il un contrat spécifique de Google ?

Le niveau de confidentialité des données est le même que pour la messagerie. Il existe une charte de confidentialité des données pour les comptes Google Apps Premium.

Un utilisateur efface accidentellement des données, peut-il revenir en arrière ou récupérer une version plus ancienne du document ?

Les deux sont possibles ! La touche + Z fonctionne comme dans tous les logiciels de la suite Office pour annuler la ou les dernières frappes. De plus, Google archive automatiquement une version du document à la volée. Vous pouvez ainsi revenir sur n'importe quelle ancienne version de votre fichier. Vous verrez aussi à contribué à quelles parties du document.

Google Docs protège-t-il des virus ?

Lorsqu'un fichier est importé dans Google Docs, les anti-virus de Google le scannent avant de le déposer sur le serveur. Tous les invités pourront donc consulter ce document en toute sécurité. Comme Google Docs signifie également la fin des pièces jointes, vous pourrez partager des documents avec vos collaborateurs en toute sérénité.

Pour les présentations type Powerpoint, peut-on créer des présentations qui se lisent automatiquement ?

Google Docs permet de publier facilement une présentation sur Internet et/ou de l'intégrer dans votre page web. Vous pouvez configurer la présentation pour qu'elle se lance automatiquement (ou manuellement) et définir le temps de pause entre chaque diapositive. Si vous souhaitez l'incorporer dans votre site Web, sélectionnez la taille que vous souhaitez donner à votre présentation dans votre page Web (petite/moyenne/grande), définissez le temps de pause antre chaque slide, définir si vous souhaitez que la présentation tourne en boucle, puis copier le code HTML généré et insérez le dans votre page web ou blog.

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FAQ Google Agenda

Comment puis-je visualiser mes évènements dans Google Agenda ?

Il existe différentes façon de consulter son agenda : par liste d'évènements, par jour, semaine, mois et année.

Est-il possible d'avoir plusieurs agendas ? (consultation et modification)

Vous pouvez avoir plusieurs agendas en même temps, et tous les visualiser en même temps.

Est-il possible d'importer ou d'exporter facilement un agenda ?

Google Agenda est compatible avec tous les formats standards, donc oui il est possible d'importer ou exporter facilement un agenda.

Est-il possible de partager son agenda ? et à contrario de me faire partager l'agenda d'autres utilisateurs internes et externes au domaine ?

Un agenda peut être partagé, et il existe différents niveaux de partage dans l'organisation ou à l'extérieur : public, à certaines personnes uniquement, à un groupe d'utilisateurs, avec le détail des évènements ou non, modifiables ou non.

Voir aussi :
Modifications apportées aux paramètres de partage de votre Agenda et aux comptes délégués de Gmail !

Est-il possible d'organiser des réunions facilement ? et d'y ajouter des différentes ressources (salle de réunion, vidéoprojecteur... etc)

Il est très facile d'organiser une réunion. Google est capable de trouver une plage horaire en fonction des disponibilités des invités.

Peut on gérer les salles de réunion et autres ressources dans Google Agenda ?

Google Agenda vous permet de gérer les salles de ressources telles que salles de réunions, projecteurs, véhicules etc. Lorsque vous créez un événement comme une réunion, vous pouvez consulter la disponibilité d'une ressource et la réserver si elle est disponible.

Puis-je envoyer des notifications par email aux invités de mes évènements ?

Vous avez le choix d'avertir par mail les invités lors de la création de l'évènement.

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FAQ Google Migrations

Est-il possible de récupérer des messages d'autres comptes ?

Econsulting est capable de migrer l'ensemble de vos données depuis n'importe quel compte vers Google Apps. Pour plus de détails sur les migrations, consultez nos services de migration vers Google Apps..

Comment migrer de Lotus Notes, Outlook, Exchange, Zimbra ou Thunderbird vers Google Apps ?

Les spécialistes de migration chez Econsulting peuvent récupérer l'intégralité de vos données et les migrer en un temps record avec un maximum de fiabilité, en conservant la structure de vos messages. Pour plus de détails sur les migrations, consultez nos services de migration vers Google Apps.

Voir aussi :
Migration Exchange ou Lotus Notes vers Google Apps : Les 10 questions à se poser
Comment migrer de Lotus Notes à partir de Google Apps

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FAQ Google Synchronisations

Quelles sont les synchronisations possibles avec des mobiles ?

Les Google Apps sont compatibles avec tous les mobiles soit via une interface web adaptée, des applications Google ou celles intégrées dans le téléphone (exemple iPhone).

Voir aussi :
Pousser vos e-mail sur vos Iphones, Blackberry et téléphones utilisant Windows Mobile

Quelles sont les synchronisations possibles avec des ordinateurs ?

Les Google Apps sont compatibles avec tous les navigateurs, systèmes d'exploitation et clients de messagerie lourds.

Voir aussi :
Nouvelle version de Google Apps Sync pour Microsoft Outlook® disponible

Quelles sont les synchronisations possibles avec des serveurs ?

Econsulting peut vous paramétrer les Google Apps de façon à avoir une synchronisation avec un serveur LDAP pour les utilisateurs, les profils, les contacts partagés, les unités d'organisation, alias, mots de passes etc.
Les Google Apps se synchronisent aussi avec un serveur Blackberry. Cela évite notamment de paramétrer tous les mobiles.

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